RechnungsPilot – Der KI Autopilot für Ihren Rechnungseingang

Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang mit KI.

Digital, sicher, effizient

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Vorteile auf einen Blick

Ihre Vorteile mit RechnungsPilot KI

  • Bis zu 30 % Zeitersparnis
  • Standardisierte, transparente Workflows
  • Automatische Erkennung & Übergabe von Rechnungsdaten
  • Digitale, revisionssichere Ablage
  • DSGVO-konform in Ihrer Microsoft-Cloud
  • API-Schnittstellen zu DATEV, DocuWare, Lexoffice & Co.
  • Deutlich reduzierte Belastung für Ihr Buchhaltungsteam

RechnungsPilot automatisiert den gesamten Rechnungseingang

vom Erkennen bis zur Freigabe.

  • KI-gestützte Rechnungserkennung
  • Zentrale Ablage in SharePoint ( DMS) Revisionssicher, durchsuchbar, strukturiert
  • Automatisierte Freigabeprozesse Individuell konfigurierbare Workflows
  • Transparenz & Kontrolle in Echtzeit Status, Zuständigkeit und Fristen

Das Problem

Warum der Rechnungseingang oft Zeit und Geld kostet

Viele Unternehmen kämpfen mit analogen und manuellen Prozessen im Rechnungseingang:

Rechnungen kommen per E-Mail

  • Rechnungen kommen per E-Mail
  • Ablage und Weiterleitung erfolgen manuell
  • Freigaben verzögern sich – Skontofristen werden verpasst
  • Es fehlt an Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das Ergebnis: Überlastete Mitarbeiter, unklare Zuständigkeiten und unnötige Kosten.

So funktioniert RechnungsPilot

KI automatisiert den gesamten Rechnungseingang – vom Erkennen bis zur Freigabe.Feugiat volutpat sit ullamcorper id imperdiet bibendum. Ornare nulla sit sed sagittis turpis viverra parturient. Nam tortor blandit at quis felis urna, nullam. Sit amet.

01.

Rechnungseingang per E-Mail oder Scan

Rechnungen gelangen automatisch über zentrale E-Mail-Postfächer oder per Scan ins System – sicher, strukturiert und DSGVO-konform.

02.

KI liest Rechnungsdaten
aus

Alle relevanten Daten wie PO Nummer, Betrag und Datum werden automatisch von der KI erkannt

03.

Digitale Freigabe & Archivierung

Rechnungen durchlaufen smarte Freigabeprozesse und werden revisionssicher im DMS (z. B. SharePoint) abgelegt – inklusive Protokollen.

04.

Übergabe an Buchhaltung oder DATEV

Nach Freigabe erfolgt die automatisierte Übergabe an die Buchhaltung oder direkt an DATEV – für eine reibungslose Weiterverarbeitung.

Prozessbeschreibung – RechnungsPilot

  • Rechnungen empfangen: Automatischer Import eingehender Rechnungen per E-Mail oder Upload.
  • KI liest Daten aus: Alle relevanten Infos werden intelligent erkannt – ganz ohne manuelle Eingaben.
  • Freigabe starten: Der passende Prüf- und Freigabeworkflow läuft direkt über Microsoft 365 (z. B. Teams, Outlook, PowerApp).
  • Revisionssichere Ablage: Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch im richtigen Ordner gespeichert – transparent & nachvollziehbar.
  • Dashboards zeigen offene Rechnungen, Freigabestatus und Zahlungsfristen auf einen Blick.

Mehrwerte von RechnungsPilot

Intelligent

Revisionssicher

Zeitersparnis

Volle Kontrolle

Vorher – Nachher: Rechnungseingang im Vergleich

Mit RechnungsPilot wird aus einem manuellen, fehleranfälligen Prozess ein durchgängiger, automatisierter Rechnungsworkflow – sicher, schnell und zukunftssicher.

Ohne Rechnungspilot

  • Rechnung per E-Mail oder Post
  • Manuelles Weiterleiten per Mail
  • Keine Transparenz, wo was steckt
  • Rückfragen, Rückstau, Fehler
  • Papierablage oder unsortierte Dateien
  • Lange Durchlaufzeiten & Freigabe-Stau
  • Manuelles Ablegen und Archivieren
  • Medienbrüche durch getrennte Systeme

Mit RechnungsPilot

  • Automatischer Rechnungseingang per KI & OCR
  • Automatisierte Freigabeworkflows
  • Klare Statusübersicht in Echtzeit
  • Regelbasierte Prozesse mit Erinnerungen & Eskalation
  • Zentrale, revisionssichere SharePoint-Ablage
  • Schneller, strukturierter Abschluss
  • Automatisierte Archivierung nach GoBD & DSGVO
  • Nahtlose Anbindung via API an ERP, Buchhaltung & Co