RechnungsPilot – Der KI Autopilot für Ihren Rechnungseingang

Automatisieren Sie Ihren Rechnungseingang mit KI.

Digital, sicher, effizient

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Eine Auswahl unserer Kunden

Vorteile auf einen Blick

  • Bis zu 70 % Zeitersparnis
  • Standardisierte, transparente Workflows
  • Automatische Erkennung & Übergabe von Rechnungsdaten
  • Digitale, revisionssichere Ablage
  • DSGVO-konform in Ihrer Microsoft-Cloud
  • API-Schnittstellen zu DATEV, DocuWare, Lexoffice & Co.
  • Deutlich reduzierte Belastung für Ihr Buchhaltungsteam

RechnungsPilot automatisiert den gesamten Rechnungseingang

  • KI-gestützte Rechnungserkennung
  • Zentrale Ablage in SharePoint ( DMS) Revisionssicher, durchsuchbar, strukturiert
  • Automatisierte Freigabeprozesse Individuell konfigurierbare Workflows
  • Transparenz & Kontrolle in Echtzeit Status, Zuständigkeit und Fristen

Das Problem

Warum der Rechnungseingang oft Zeit und Geld kostet?

Viele Unternehmen kämpfen mit analogen und manuellen Prozessen im Rechnungseingang:

  • Rechnungen kommen per E-Mail
  • Ablage und Weiterleitung erfolgen manuell
  • Freigaben verzögern sich – Skontofristen werden verpasst
  • Es fehlt an Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das Ergebnis: Überlastete Mitarbeiter, unklare Zuständigkeiten und unnötige Kosten.

So funktioniert RechnungsPilot

KI automatisiert den gesamten Rechnungseingang – vom Erkennen bis zur Freigabe.

01.

Rechnungseingang per E-Mail oder Scan

Rechnungen gelangen automatisch über zentrale E-Mail-Postfächer oder per Scan ins System – sicher, strukturiert und DSGVO-konform.

02.

KI liest Rechnungsdaten
aus

Alle relevanten Daten wie PO Nummer, Betrag und Datum werden automatisch von der KI erkannt

03.

Digitale Freigabe & Archivierung

Rechnungen durchlaufen smarte Freigabeprozesse und werden revisionssicher im DMS (z. B. SharePoint) abgelegt – inklusive Protokollen.

04.

Übergabe an Buchhaltung oder DATEV

Nach Freigabe erfolgt die automatisierte Übergabe an die Buchhaltung oder direkt an DATEV – für eine reibungslose Weiterverarbeitung.

Prozessbeschreibung – RechnungsPilot

  • Rechnungen empfangen: Automatischer Import eingehender Rechnungen per E-Mail oder Upload.
  • KI liest Daten aus: Alle relevanten Infos werden intelligent erkannt – ganz ohne manuelle Eingaben.
  • Freigabe starten: Der passende Prüf- und Freigabeworkflow läuft direkt über Microsoft 365 (z. B. Teams, Outlook, PowerApp).
  • Revisionssichere Ablage: Nach Freigabe wird die Rechnung automatisch im richtigen Ordner gespeichert – transparent & nachvollziehbar.
  • Dashboards zeigen offene Rechnungen, Freigabestatus und Zahlungsfristen auf einen Blick.

Mehrwerte von RechnungsPilot

Intelligent

Revisionssicher

Zeitersparnis

Volle Kontrolle

Vorher – Nachher: Rechnungseingang im Vergleich

Mit RechnungsPilot wird aus einem manuellen, fehleranfälligen Prozess ein durchgängiger, automatisierter Rechnungsworkflow – sicher, schnell und zukunftssicher.

Ohne Rechnungspilot

  • Rechnung per E-Mail oder Post
  • Manuelles Weiterleiten per Mail
  • Keine Transparenz, wo was steckt
  • Rückfragen, Rückstau, Fehler
  • Papierablage oder unsortierte Dateien
  • Lange Durchlaufzeiten & Freigabe-Stau
  • Manuelles Ablegen und Archivieren
  • Medienbrüche durch getrennte Systeme

Mit RechnungsPilot

  • Automatischer Rechnungseingang per KI & OCR
  • Automatisierte Freigabeworkflows
  • Klare Statusübersicht in Echtzeit
  • Regelbasierte Prozesse mit Erinnerungen & Eskalation
  • Zentrale, revisionssichere SharePoint-Ablage
  • Schneller, strukturierter Abschluss
  • Automatisierte Archivierung nach GoBD & DSGVO
  • Nahtlose Anbindung via API an ERP, Buchhaltung & Co